Casi ningún contrato de software dice «tus datos no son tuyos». Todos dicen lo contrario. El problema aparece el día que quieres cambiar de proveedor y descubres la diferencia entre ser dueño de los datos y poder usarlos en otro sitio.
Este artículo explica qué tienes que poder llevarte, qué suele quedarse por el camino y qué revisar en el contrato antes de firmar, no después.
Qué son «tus datos» en un ERP
Cuando piensas en tus datos, piensas en clientes, facturas y asientos. Pero un ERP en marcha es bastante más:
- La base de datos completa, con todo el histórico: no solo los clientes y las facturas, también los estados, las relaciones entre documentos, los usuarios y quién hizo cada cosa.
- Los documentos adjuntos: facturas de proveedor escaneadas, contratos, fotos o PDF firmados.
- La configuración: plan contable, impuestos, flujos de aprobación, plantillas e informes.
- Los desarrollos a medida: el código que se hizo para tu empresa.
- La documentación: cómo está montado el sistema y por qué.
Si al irte solo te entregan una exportación de clientes y facturas en hojas de cálculo, te llevas los datos, pero pierdes el sistema.
Lo que suele pasar
- Exportaciones por partes. Muchas plataformas permiten exportar cada tipo de registro por separado, pero no la base de datos entera. Reconstruir las relaciones entre facturas, pagos y asientos en el sistema nuevo es caro y propenso a errores.
- Formatos propietarios. Los datos salen en un formato que solo entiende el programa de origen.
- El código no es tuyo. Los desarrollos se hicieron sobre una plataforma cerrada o con una licencia que no te permite usarlos fuera.
- Plazos y costes de salida. El contrato prevé la entrega de datos, pero con un plazo muy corto tras la baja o con un coste aparte.
- El histórico se queda. Te llevas el último año y el resto queda en un sistema al que dejas de tener acceso.
Por qué el código abierto cambia esto
Con un ERP de código abierto como Odoo Community, la base de datos es una base de datos PostgreSQL estándar y el software se puede instalar en cualquier servidor. Eso significa que:
- Te puedes llevar una copia completa, con base de datos y documentos, y ponerla en marcha en otro servidor con el mismo software, sin depender de nadie.
- Otro proveedor puede continuar donde lo dejó el anterior, porque el software es público y conocido.
- Los desarrollos hechos con licencia abierta se pueden seguir usando y modificando.
Ojo: que el software sea abierto no garantiza por sí solo que te den la copia. Eso lo garantiza el contrato.
Qué revisar en el contrato antes de firmar
- Propiedad: que diga expresamente que los datos y los desarrollos hechos para ti son tuyos o que tienes licencia para usarlos y modificarlos sin límite de tiempo.
- Qué se entrega al terminar: la base de datos completa, los documentos adjuntos y el código de los desarrollos, no solo exportaciones parciales.
- En qué formato: uno estándar que se pueda cargar en otro sistema.
- Plazo y coste: cuánto tiempo tienes para pedirlo y si tiene coste.
- Borrado: que el proveedor borre tus datos después de entregarlos y lo certifique, como exige la protección de datos.
- Copias durante el servicio: poder pedir una copia completa en cualquier momento, no solo al final.
Si el proveedor pone pegas a incluir alguno de estos puntos, ya sabes cómo será la salida.
Haz la prueba antes de necesitarla
La mejor forma de saber si podrías irte es probarlo: pide una copia completa de tu sistema y comprueba que se puede abrir en otro sitio. Si lo alojamos nosotros, lo puedes hacer cuando quieras; si lo tienes en tu propio servidor, la copia ya es tuya.
Cómo lo hacemos en cōab
En nuestro acuerdo de servicio el software es tuyo, con licencia para ejecutarlo y modificarlo, y al terminar el servicio conservas la última copia de tu base de datos. Puedes alojar el sistema en nuestra nube o en tu propio servidor, y cambiar de una opción a otra.
Es lo que llamamos soberanía del dato, y lo explicamos en ¿Por qué código abierto?. Si estás revisando un contrato o pensando en cambiar de proveedor, escríbenos y te decimos qué deberías poder llevarte.