Un grupo empresarial o un family office rara vez nace como grupo. Se va formando: una sociedad patrimonial, después una operativa, una filial para un proyecto nuevo, una cuenta en otro banco. Cada una con su contabilidad, a menudo en programas distintos, y con una persona que cada mes junta las cifras en una hoja para ver el conjunto.
Este artículo explica qué hace falta para que un sistema vea el grupo entero sin perder el detalle de cada empresa.
El punto de partida habitual
- Una contabilidad por sociedad, a veces en programas o gestorías distintas.
- Varios bancos por sociedad, con extractos que se descargan y se puntean a mano.
- Operaciones entre empresas, como préstamos, servicios o facturas de gestión, que hay que cuadrar en las dos partes.
- Una vista de grupo hecha a mano: el controller o el responsable financiero suma, elimina lo que se repite entre empresas y prepara el informe.
Funciona mientras hay pocas sociedades. Cuando el grupo crece, el cierre se alarga, las operaciones entre empresas dejan de cuadrar y nadie sabe con certeza cuánta caja tiene el grupo hoy.
Lo que necesita el sistema
1. Todas las sociedades en la misma base de datos
Odoo Community es multiempresa de serie: una sola instalación con varias sociedades, cada una con su contabilidad, sus impuestos y sus series de facturación, y usuarios que pueden trabajar en una o en varias. Esta es la base de todo lo demás. Si cada empresa vive en un programa distinto, cualquier vista de grupo será una suma de ficheros.
2. Los bancos dentro del sistema
Cada cuenta bancaria se da de alta en su sociedad y los movimientos entran en el sistema en lugar de descargarse a una hoja. En España, los bancos ofrecen los extractos en formato Norma 43 o CAMT, que se importan con módulos de la comunidad OCA. La conciliación se hace sobre esos movimientos, con reglas que aprenden de las anteriores.
Con todos los bancos dentro, la pregunta «¿cuánta caja tiene el grupo hoy?» se contesta con un informe y no con una ronda de llamadas.
3. Las operaciones entre empresas, registradas una vez
Cuando una sociedad factura a otra del grupo, la factura de venta de una debería generar la de compra de la otra. Así las dos partes cuadran siempre y las eliminaciones del grupo se pueden automatizar. Odoo Enterprise tiene una aplicación para esto, y en Community se cubre con módulos de la comunidad OCA.
4. La vista de grupo, calculada y no copiada
Con los datos de todas las sociedades en el mismo sistema, la vista de grupo se calcula:
- Consolidación de gestión: el grupo como si fuera una sola empresa, eliminando las operaciones y los saldos entre sociedades.
- Tesorería del grupo: previsión de caja de todas las empresas, sin contar dos veces los préstamos internos.
- Análisis por empresa y de grupo: ratios, márgenes y evolución de cada sociedad y del conjunto.
Aquí conviene distinguir la consolidación de gestión, que sirve para dirigir el grupo cada mes, de la consolidación contable formal, la que se presenta en las cuentas anuales consolidadas y tiene sus propias normas.
5. Permisos por persona y por empresa
En un grupo no todos deben ver todo. El sistema tiene que permitir que el responsable de una filial vea solo la suya y que la dirección vea el conjunto.
El caso del family office
En un family office se suma otra capa: además de las sociedades, hay inversiones de todo tipo, cotizadas y no cotizadas, inmuebles y participaciones. El objetivo es el mismo: que las empresas, sus bancos y las inversiones estén en un solo sistema, para ver el patrimonio de la familia completo y no en veinte ficheros. Lo explicamos en la página de family office.
Por dónde empezar
- Inventario: qué sociedades, qué programas y qué bancos hay hoy.
- Una sola base de datos multiempresa, empezando por las sociedades con más movimiento.
- Bancos dentro, con la importación de extractos.
- Operaciones entre empresas con reglas fijas.
- Vista de grupo, cuando los datos de base ya son fiables.
Hacerlo en este orden evita el error más común: montar un cuadro de mando de grupo sobre datos que todavía no cuadran.
Cómo lo hacemos en cōab
Nuestra aplicación de análisis financiero y consolidación calcula la consolidación de gestión con eliminación de saldos y participaciones, y la de tesorería hace la previsión de caja de varias empresas sin las operaciones entre ellas. Las dos trabajan sobre Odoo Community y forman parte de las soluciones para grupos y holdings.
Si tu grupo todavía se suma a mano, cuéntanos cómo está organizado y te proponemos por dónde empezar.